Saber organitzar-se bé és imprescindible…

• Per a ser realment feliç.
• Per a poder complir els compromisos que un estableix amb si mateix (i així tenir una correcta autoestima).
• Per a poder complir els compromisos que un estableix amb els demés (i així guanyar la seva confiança i aconseguir la seva felicitat).
• I, sobretot, per gaudir de la satisfacció de saber que, en cada moment del dia i de la vida, hom està fent sempre el més correcte i òptim.

I, òbviament, també a la inversa. Una persona que no té un veritable control de la seva vida, sofreix innecessàriament; perquè comet errors que, repetidament i per falta d’organització, el porten a perdre temps i diners, i, pitjor encara, el seu amor propi i també la confiança dels demés en ell. I, malgrat això, ser una persona desorganitzada en alguns ambients professionals com en el creatiu o l’artístic, continua essent ben vist i com una cosa “normal” i és socialment acceptada; quan en realitat la desorganització és el vuitè pecat capital!

Cap al 2012, l’any en que van nèixer els meus fills bessons Pol i Queralt i en un moment en que necessitava urgentment trobar una manera eficaç d’organitzar-me, fent cerques a Google en aquest sentit, vaig trobar al blog EL CANASTO (un dels primers blogs que van aparèixer a Espanya sobre com organitzar-se millor) un article que parlava d’una metodologia d’organització personal anomenada GTD®, acrònim de “Gething Things Done”. El seu creador, David Allen, va publicar el 2001 un llibre titulat Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity on explica per primera vegada i en detall aquesta metodologia.  El descobriment del GTD® em va suposar una autèntica revelació. Finalment vaig descobrir un sistema que permet dur una organització real i efectiva de TOTS els aspectes de la meva vida.

Posteriorment he anat llegint molts blogs de com millorar la pròpia organització (la disciplina que es coneix popularment com a productivitat personal) i he comprovat que molts dels blogs més reputats en aquesta matèria defensen el GTD® com el millor sistema que existeix per a organitzar-se un mateix òptimament. Actualment milions de persones apliquen el GTD® diàriament a les seves vides, existeixen molts blogs específics d’aquest tema, i, fins i tot, existeix una homologació per a ser professor de GTD®. També cada vegada apareixen més APPs de gestió de tasques basades en el GTD®.

Per a què serveix exactament el GTD®?

El GTD® serveix, sobretot, per saber què és el més convenient de fer (i de NO fer) en cada moment del dia per tal d’aprofitar-lo al màxim. És a dir, és una eina que serveix bàsicament per a prioritzar. I el fet de saber que en cada moment del dia hom està fent el que li és més convenient, el desestressa moltíssim (d’aquí el títol del llibre que el 2002 va publicar el seu creador).

La major virtud del GTD® és que, si s’aplica correctament, proporciona un control real i absolut sobre TOTES les coses que hom ha de fer i que ha de tenir en compte en el seu dia a dia. És per aquest motiu que afirmo, sense cap tipus de complexe, que el GTD® és el major descobriment que he fet a la meva vida (per aquest motiu m’he decidit a crear aquest blog, per ajudar a dinfondre’l). Sona exagerat (i potser ho és…) però jo sincerament ho sento així.  I dic que és el major descobriment que he fet mai perquè, quan el porto realment a la pràctica, em permet complir amb èxit i a temps TOTS els meus compromisos, responsabilitats i objectius tant personals com  familiars i laborals.  I això em proporciona una traquilitat i una felicitat immenses; i, des del meu punt de vista, insuperables. La veritat és que no sempre aconsegueixo dur-lo a la pràctica al 100%. A vegades em despisto. És el que en el món del GTD® és coneix com caure del vagó. Però això no em preocupa, perquè sé que en qualsevol moment, si m’ho proposo de debò, puc tornar a reenganxar-me al tren del GTD®.

En què consisteix la metodologia del GTD®?

El GTD® es basa en el següent:

1. Apuntar-se TOTES les coses que a un li cridin l’atenció per qualsevol motiu i que no vulgui oblidar: coses que ha de fer necessàriament, coses que li agradaria fer algun dia, informacions que vol poder recuperar per si mai les necessités…, és a dir QUALSEVOL COSA que a un li cridi l’atenció.
2. Aclarir què és cada cosa.  Només hi ha tres opcions possibles: o bé és una acció individual que cal fer, o bé és un projecte (un conjunt d’accions orientades a aconseguir un mateix resultat) o sinó és una informació que necessitarem a per poder fer alguna acció. Compte! A vegades una mateixa cosa és una informació i també suposa una acció i cal aprendre a desglossar-les correctament.
3.  Organitzar (col·locar) cada cosa en una de les 7 llistes del GTD®. Hi ha 7 llistes i qualsevol cosa, ja sigui una acció, un projecte o una informació, només pot anar a una de les 7 llistes. Aquestes llistes no són arbitràries, sinó que s’han dissenyat específicament per a recollir les informacions, els projectes i les accions en totes les seves varietats possibles.
4. Revisar cadascuna d’aquestes 7 llistes amb la freqüència que li correspon per tal de decidir que és el més convenient de fer en cada moment del dia.
5. Fer el que s’ha decidit que és més convenient de fer.

Les 7 llistes del GTD

Les informacions es guarden en una llista que s’anomena “Arxiu de referència” que pot tenir un suport físic (una carpeta o arxivador amb separadors on hi guardo tots els documents en paper que vull conservar) i també un suport digital (per exemple l’EVERNOTE -el que jo utilitzo i recomano a tothom-, el DROPBOX, el GOOGLE DRIVE, l’ONEDRIVE…). Els projectes es guarden a la llista de “Projectes”. Aquesta llista pot tenir suport físic o digital, és indiferent ja que és tracta d’una simple llista. I cada acció es guarda SOLAMENT en una de les 5 llistes restants, que són següents:

– Llista “Calendari”: s’hi guarden NOMÉS  totes les accions que s’han de fer en una data concreta o abans d’una data concreta i que impliquen forçosament un compromís amb una altra persona. Si és una cosa que no cal fer-la obligatòriament en un dia i/o hora concret, llavors NO s’ha d’apuntar mai en aquesta llista. Aquesta llista cal revisar-la diàriament. El seu suport físic, encara que l’anomenem “llista”, és el calendari que hom utilitzi per apuntar les seves cites i els seus dead lines (entregues de treballs o projectes), ja sigui el calendari del GMAIL, el de l’OUTLOOK, el de la seva agenda en paper o el del seu gestor de tasques.

– Llista “Properes accions”: s’hi guarden totes aquelles  accions que no tenen cap data concreta de realització i que es poden fer directament, és a dir, que no requereixen de cap acció prèvia per a poder dur-se a terme. Cal revisar-la vàries vegades al dia, cada vegada que volguem saber quina és la següent acció que hem de fer. Com que aquesta llista pot arribar a ser molt llarga, per tal de poder filtrar els ítems d’aquesta llista de manera efectiva, cal que a cada propera acció que hom afegeixi a aquesta llista li adjunti com a mínim un context. Un context és un element IMPRESCINDIBLE per a poder dur a terme aquella propera acció. Si per exemple una propera acció fos “Trucar al meu pare (perquè fa temps que no sé res d’ell)” el context seria #telèfon o #mòbil. Un context NOMÉS pot ser 3 coses: o bé una persona concreta (#Esther, #Annaïs…) , o bé una eina (#ordinador, #telèfon, #cotxe,…) o sinó una circumstància o ubicació (estar a #casa, estar a la #feina, estar connectat a #Internet, etc.-). Aquesta llista, si s’aprèn a utilitzar correctament, és l’autèntica clau per aconseguir que aquelles coses urgents no s’imposin sempre per damunt de les coses importants (perquè sinó les coses importants no s’arriben a fer mai). Des del meu punt de vista, aquest aspecte és el més important del GTD® i la clau de la veritable productivitat personal, perquè és l’únic sistema que permet evitar haver d’improvisar constantment i anar sempre “a salto de mata”. En definitiva, en aquesta qüestió tant concreta rau la meva fe absoluta en el GTD® i la meva lluita personal és estendre aquesta fe: existeix la possibilitat real de no haber d’anar contínuament improvisant i “a salto de mata”, i, avui en dia, això es pot aconseguir amb el GTD®. Aquesta llista pot tenir suport físic o digital, però, per tal de poder filtrar les properes accions segons  el context més idoni en cada moment, és millor utilitzar un aplicatiu que permeti fer aquest filtratge de manera ràpida i eficaç. El millor és fer servir un gestor de tasques orientat al GTD®, i no només per a gestionar aquesta llista sinó per a gestionar totes les 7 llistes. Jo, personalment, faig servir el FACILETHINGS, que és el que fan servir molts dels experts en GTD®.

– Llista “Accions en espera”: s’hi guarden totes aquelles accions que hem delegat a altres persones (accions delegades), precisament per no oblidar-nos-en i per poder-les-hi reclamar quan calgui. També cal revisar-la diàriament, juntament amb les dues llistes anteriors. És la llista preferida de qualsevol persona que tingui personal subordinat i que contínuament els hagi d’encomanar tasques. Aquesta llista pot tenir suport físic o digital, és indiferent ja que és tracta d’una simple llista.

– Llista “Accions de seguiment”: s’hi guarden accions que no es poden fer fins que arribi un dia concret (accions de seguiment). L’exemple més típic és comprar entrades per un concert, ja que les entrades no es posaran a la venda fins un dia determinat. Cal revisar-la almenys un cop per setmana. Ull! Les accions de seguiment se solen col·locar també en el calendari que hom utilitza per a la llista “Calendari” però es distingeixen de les accions que van a la llista “Calendari” perquè les primeres no es poden fer fins que hagi arribat un determinat dia, però si no es fan aquell dia llavors es poden fer el dia següent sense problema (en aquest cas, arribat el dia, si no es fessin en aquell dia, s’haurien de canviar de llista i afegir-les a la llista “Properes accions”), mentre que les accions que van a la llista “Calendari” només es poden fer aquell dia i/o hora concrets, ni abans ni tampoc després, i, per tant, si arribat el dia en qüestió no es fan, llavors no es poden moure mai a la llista “Properes accions”.

– Llista “Algun dia, potser”: s’hi guarden aquelles accions que si no es fessin no passaria absolutament res però que, si es pogués, es farien (accions possibles). Solen ser coses com: llibres que agradaria llegir, films que agradaria veure, llocs que agradaria visitar, activitats que agradaria fer algun dia, restaurants que agradaria provar… La podem revisar un cop per setmana o un cop al mes.

Com s’usa el GTD®?

Per saber què és el més convenient de fer en cada moment del dia, només cal revisar les següents llistes però SEMPRE EN EL SEGÜENT ORDRE. És el que es coneix com a revisió diària o operativa:

1. Llista “Calendari” per veure si hi ha cap compromís “agendat”. (En realitat, quan es comprova la llista “Calendari” també es comprova alhora la llista “Accions de seguiment”).
2. Llista “Accions a l’espera” per saber si cal reclamar a algú cap acció delegada (que pot ser una tasca delegada a algú o una resposta seva que s’estigui pendent de rebre).
3. Llista de “Properes accions” i filtrar-la pel context que a un li sigui més convenient en un moment concret per tal de saber l’acció o accions que més li convé de fer en aquell mateix moment. Per exemple, si estic a la feina, he de mirar a la llista  “Properes accions” i filtrar pel context #Feina. D’aquesta manera m’apareixeran totes aquelles accions que només puc fer a la feina. Llavors, puc triar sense problemes qualsevol d’aquestes accions. A part dels contexts, en GTD® hi ha també els pseudocontextos, que són  el #temps aproximat en minuts i/o hores que puc trigar en fer una determinada acció i el #nivell_d’energia que necessito per a fer-la (que és o bé “normal” o bé “baix”). Els pseudocontextos es fan servir per ajudar a acabar de decidir quines de les properes accions convé fer en un moment determinat si el filtratge de les properes accions per circumstancia o ubicació (que és el primer que cal fer) retorna una gran quantitat de properes accions. En aquest cas, sobre el primer filtratge, s’aplicaria un segon filtratge utilitzant com a filtres el #temps i el #nivell_d’energia.

Com mantenir en perfecte funcionament el propi sistema de GTD®?

Per tal de mantenir correctament actualitzat i a ple rendiment el sistema personal de GTD® cal fer la revisió diària o operativa, de la qual acabem de parlar, i, a més, cal fer també una revisió setmanal o de control, en la que, a part de revisar les llistes”Calendari”, “Accions de seguiment”, “Accions a l’espera” i “Properes accions”, també es revisen totes les altres llistes, “Algun dia/Potser” i “Projectes”, a excepció de la llista “Arxiu de referència” que no s’ha de revisar mai, només cal fer-la servir si hi hem de buscar una informació que necessitem recuperar.

Apriorismes del GTD® que cal acceptar necessàriament per a que funcioni

El cap és per tenir idees, no per recordar-les, per això cal apuntar TOT el que ens cridi l’atenció i llavors, posteriorment, cal aclarir que és cada cosa (informació, acció o projecte) i organitzar-ho tot en llistes. I no s’ha de tenir tenir por de si això suposa molta feina. De fet, en la societat actual (la societat de la informació i el coneixement), part de la feina és definir la propia feina. Per tant, és imprescindible destinar temps a fer tota aquesta feina de “posada en ordre” seguint aquesta metodologia, que, per cert, no distingeix  entre “lo personal” i “lo professional”, ja que entèn que, al cap i a la fi, tot és feina i tot s’ha de fer. Bé, tot no, només s’han de fer les accions. Les informacions no es poden fer (ja hi són), i els projectes tampoc es poden fer. Cal recordar en el GTD® un projecte és només un conjunt d’accions orientades a aconseguir un mateix resultat, per tant, es fan les accions que componen el projecte, però no es fa el projecte en sí, ja que el que anomenem projecte és en realitat “tan sols” la obtenció d’un resultat concret.

A mi no em cal el GTD®, jo ja m’organtizo amb una agenda.

És impossible organitzar-se només amb una agenda. Si en una agenda hom hi apunta TOT el que ha de fer, saturarà ràpidament (i inútilment) tota la agenda, perquè hi ha coses que només es poden en un dia i/o hora concrets, però n’hi ha moltes que no (de fet, la gran majoria). I això farà que, a mesura que no es facin aquestes últimes, es tatxin i es tornin a apuntar a l’agenda però més endavant. I això es pot anar repetint indefinidament, i, d’aquesta manera, l’agenda perd la seva efectivitat. I es corre el risc d’acabar utilitzant l’agenda com si fos un bloc de notes, sense importar en quin dia s’anoten les coses.

A mi no em cal el GTD, jo ja m’organitzo amb única llista de “Coses a fer”.

Tampoc és possible organitzar-se únicament amb una sola llista de “coses a fer”. Si s’apunten TOTES les coses que cal fer en una única llista, llavors aquesta llista serà llarguíssima i perdrà tota la seva efectivitat, perquè es començara a llegir la llista, i, a la meitat de la llista serà impossible recordar les coses apuntades a l’inici i això dificultarà (o directament impossibilitarà) la tasca de prioritzar-les correctament entre elles.

TO  BE CONTINUED…

Tot el que s’ha explicat fins ara del GTD® és el que s’anomena l’eix horitzontal o de control i serveix per a gestionar eficaçment el dia a dia, prioritzant correctament i mitjançant els criteris objectius que s’han explicat en aquest post. Però el GTD® té una segona part, que és la gestió del objectius a llarg termini (tant personals com professionals) i que s’anomena l’eix vertical o de perspectiva, però això ja ho explicarem més endavant. En aquest sentit cal tenir sempre en compte que el GTD® és un sistema d’organització global. Serveix per a mantenir organitzats TOTS els aspectes de la vida, tant els presents  com els futurs (aquells que depenguin d’un mateix, òbviament).

Per cert, si algu té interès en conèixer més en profunditat aquesta metodologia, el millor que pot fer és llegir Aprendre a liberarte del estres con GTD de José Miguel Bolívar; segurament el millor llibre en castellà que existeix sobre el GTD®.