En el dia a dia tenim moltes obligacions i responsabilitats i no només a casa i a la feina, sinó també en tots els altres àmbits de la nostra vida (amics, estudis, associacionisme, causes que seguim, aficions…). Això implica que hem de fer moltes coses. Moltes no, moltíssimes!
A més, per si fos poc, moltes de les coses que hem de fer no són ni ràpides ni fàcils de fer. Ben al contrari, sovint són volàtils (canvien amb facilitat), incertes (dubtoses), complexes (impliquen alhora més coses) i ambigues (poc precises). Resumint, moltes vegades no està gens clar què hem de fer ni com ho hem de fer. És el que en anglès es denomina entorns VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity). I és per aquest motiu que normalment costa tan organitzar-se.
Llavors, per a organitzar-se degudament és imprescindible superar aquesta “ambigüitat” i “incertesa” de l’entorn i de les coses. Però, com es pot fer? La solució que proposa la metodologia GTD® és dedicar el temps necessari a considerar totes les coses que hem de fer, abans de fer-les; sobretot si suposen una certa complexitat. D’aquesta manera, abans de fer-les, cal dividir-les en accions més petites i concretes. Així, són molt més fàcils de controlar. I fins a quin nivell de detall cal arribar? Doncs fins que es tracti d’accions que es puguin començar i acabar de manera ininterrompuda, que es puguin fer d’un sol cop. Cal tenir molt clar que una cosa difícil de fer, normalment, és un conjunt de coses més petites i fàcils de fer. Per aquest motiu, quan ens trobem davant de tasques complexes és necessari aplicar l’aforisme atribuït a Juli Cèsar “Divideix i venceràs”.
Per exemple, davant d’una tasca que pot ser més o menys complexa: “Arreglar, de manera definitiva, el problema dels registres duplicats a la base de dades que utilitzem a la feina”, el que cal fer és desglossar-la al màxim, en tasques més petites que es puguin fer d’un sol cop:
- Exportar tots els registres de la bases de dades a un full de càlcul per poder filtrar-lo i ordenar-lo com vulguem.
- Filtrar i ordenar tots els registres en el full de càlcul seguint algun criteri que permeti detectar ràpidament els duplicats.
- Una vegada detectats els registres duplicats, anar-los comparant entre ells per decidir quin es valida (i es conserva) i quin cal descartar.
- Borrar els duplicats que s’han descartat.
- Tornar a importar els registres validats del full de càlcul a la base de dades.
- A la base de dades, crear algun mecanisme que eviti que es puguin tornar a introduir registres que ja han estat prèviament introduïts.
Una vegada s’ha fet aquest desglòs en tasques més petites i més fàcils de fer, llavors s’esvaeix la percepció de que es tracta d’una tasca complexa. I és que la sensació de dificultat que entranya una tasca (pressumptament) complexa és només una sensació, és a dir, una trampa de la ment que podem vèncer fàcilment si tenim la paciència de desglossar totes les tasques que ens semblen complexes en tasques més concretes i senzilles de fer.
Altres trampes mentals que ens dificulten organitzar-nos
No només la nostra percepció de la realitat va en contra nostra, mostrant-nos-la volàtil, incerta, complexa i ambigua. Les nostres conviccions, sovint, també poden anar en contra nostra. Hi ho fan en forma de trampes mentals (falsedats) que cal de saber reconèixer per a poder-les evitar. Vegem-ne tres de principals:
Trampa mental número 1: “Si no estic fent coses constantment, estic perdent el temps”
Generalment està molt valorat el “fer moltes coses” i el “no parar quiet”. Una persona que “no para mai quieta” pensa que el més important de tot és ser una persona activa. Però compte! Una persona activa no vol dir que sigui bona treballadora. És més important ser eficaç (fer les coses bé) que ser actiu (fer moltes coses sense controlar-ne la qualitat o la conveniència). Fer moltes coses contínuament no és sinònim de fer-les bé ni de fer-les quan realment cal. I, per difícil que pugui semblar, tampoc és sinònim d’aprofitar més el temps. Perquè si fem moltes coses o si les fem molt ràpid, sense meditar-les degudament, és fàcil que les fem malament o en l’ordre incorrecte; i això sol suposar una pèrdua de temps considerable o altre tipus de perjudicis. I, malauradament, moltíssima gent s’enganya en aquesta qüestió; i el resultat sol materialitzar-se en conflictes permanents, sobretot en l’àmbit laboral. I és que a algunes persones els costa d’entendre que una persona “molt treballadora” pot ser, alhora, “MAL treballadora”.
Trampa mental número 2: “Detallar tant les coses que cal fer és una pèrdua de temps”
És normal que haver de concretar amb tant de detall sembli una pèrdua de temps, però és només un efecte psicològic. És només una il·lusió, una impressió falsa, una resistència de la ment que és molt important que siguem capaços de superar. Detallant la feina es guanya temps perquè llavors:
- Resulta més fàcil decidir en quin ordre cal fer cada cosa.
- S’eviten errors i malentesos que podrien implicar haver de tornar a fer una part o tota la feina.
- Es donen instruccions més precises als treballadors, que resulten més fàcils de seguir, de manera que poden treballar de manera més ràpida i sense cometre tants possibles errors.
- Se’ns ocurreixen maneres de simplificar la feina que s’ha de fer.
- Ens adonem de que hi ha parts de la feina, que, pel motiu que sigui, no cal fer-les o no és convenient fer-les d’entrada.
És molt important mentalitzar-se del fet que definir amb detall tota la feina que cal fer és també part de la feina. Quan més aviat s’accepta aquest principi, més fàcil és esdevenir una persona realment organitzada i efectiva.
Trampa mental número 3: “Si a la feina no em veuen tota l’estona fent coses, els meus companys o superiors pensaran que estic perdent el temps”
És força habitual tenir por al “què pensaran de mi els altres si…“. No obstant, si una persona és diligent, fa bé la seva feina i la porta al dia, i, sobretot, obté bons resultats treballant, no té cap sentit que experimenti aquesta por (a no ser que tingui algun tipus de mancança com baixa autoestima o que tingui un cap o superior amb un caràcter molt controlador i desconfiat). A més, quan un està concretant i detallant la feina que ha de fer, normalment es recolza d’eines com paper i llapis, bloc de notes, ordinador, o qualsevol altra eina. Per tant, externament, ja sembla que estigui treballant, i, en conseqüència, aquesta por és totalment infundada.
Quan la pròpia mentalitat és, tota ella, una trampa
Aquesta feina de desglossar totes les coses complexes i ambigües no és tan feixuga com pugui semblar, almenys per a una mentalitat mínimament analítica. La qüestió és que hi ha mentalitats que no són gens analítiques, sinó que són caòtiques, disperses, impulsives i molt inconstants. I, per l’altre costat, hi ha mentalitats exageradament racionals i analítiques (el que en psicologia s’anomena consciència escrupulosa) que sofreixen paràlisi per anàlisi: totes les accions tenen conseqüències i no actuen per por a no dominar-ne les conseqüències. Per tant, depenent de la mentalitat que hom tingui, li serà més fàcil o més difícil enfrontar tasques complexes i ambigües; i també, segons la seva manera de ser, les afrontarà amb més o menys diligència.
Cal tenir en compte, també, que sovint el grau de mentalitat analítica que hom té sembla anar molt relacionada amb el seu nivell d’estudis. De fet, i simplificant moltíssim, tenir estudis serveix bàsicament per a desenvolupar la capacitat d’anàlisi i reflexió i ser capaç de fer distincions molt precises i subtils en qualsevol àmbit. Si hom no té gaires estudis, és possible que no hagi pogut desenvolupar degudament la seva capacitat d’elaborar distincions precises; i, per tant, li costarà molt més poder desglossar la seva feina en accions més petites i fàcils de controlar i d’organitzar.
Divideix i venceràs (sempre)
I és que quan he arribat a comprendre, en tota la seva plenitud, la sentència “No existeixen coses difícils de fer sinó coses no analitzades amb suficient detall”, he perdut moltes de les meves pors. I això em proporciona una calma, una tranquilitat i una confiança en mi mateix, considerables; i que necessito compartir.